Причины и правила продления командировки сотрудника. как оформить документы – образец приказа и служ

Служебная записка. Образец написания

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

    Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

    • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
    • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
    • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
    • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
    • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

    Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

    В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

    Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

    Приказ об изменении сроков командировки

    Приказ об изменении сроков командировки, образец и бланк которого можно скачать сразу после этого абзаца, издается отдельно и пригодится в случае, когда даты командировки сотрудника смещаются в ту или иную сторону.

    Сроки командировки могут измениться как по инициативе работодателя, так и ввиду чрезвычайных ситуаций. Не стоит сбрасывать со счетов и обстоятельства, в которые может попасть сотрудник.

    Читайте так же:  Выдача дубликата трудовой книжки

    Как бы то ни было, исправлять уже изданные и зарегистрированные приказы недопустимо. Для корректировки сроков командировки необходим новый приказ.

    Если в компании имеется положение о командировках, то это значительно упростит процесс увеличения или уменьшении срока командировки работника. В положении может быть четко прописан алгоритм действий, которого нужно придерживаться. Например:

    1. Сотрудник пишет служебную записку. В ней он указывает причины, которые его задерживают (или перестали задерживать), а также новую желаемую дату окончания командировки. Если это инициатива работодателя, то от него работнику присылается письменное уведомление о продлении.
    2. На основе служебной записки формируется положение, согласно которому срок пребывания сотрудника в другом городе изменяется.
    3. Руководитель организации (или другой работник организации: заместитель руководителя, кадровик и пр.) согласовывает все моменты, касающиеся пребывания работника в командировке с руководителем принимающей стороны.
    4. Руководитель предприятия издает приказ об изменении сроков командировки. Один из экземпляров приказа направляется командированному сотруднику на подпись.

  • Происходит возвращение командированного работника в новую дату, а затем ему начисляются положенные командировочные выплаты.
  • Законодательная база

    Каждая конкретная ситуация увеличения или уменьшения длительности командировки требует особого подхода. Но подход ко всем один. Что касается того, какими документами стоит руководствоваться в том или ином случае, то полностью раскрывают правовые аспекты оформления документа:

    • Трудовой кодекс. Информация о командировках подробно изложена в 24 и 166 его статьях.
    • 264 статья Налогового кодекса.
    • ПП №749.
    • КоАП в 27 подпункте 5 статьи.

    Инициатива работника

    В большинстве случаев у командировки меняется срок по инициативе руководителя организации либо по непредвиденным обстоятельствам. Но иногда ситуация складывается так, что работник сам вынужден задержаться, по своей инициативе, а чаще – по необходимости.

    Если его задерживает болезнь, то он обязан предоставить начальнику листок нетрудоспособности.

    Если же он просто не выполнил поставленные перед ним задачи в срок и нуждается для выполнения в дополнительном времени, то командировка, конечно, увеличивается. Но по возвращении финансовый отдел организации будет иметь все основания для наложения штрафных санкций.

    Нужно ли согласие сотрудника

    Для того чтобы отправить в командировку сотрудника (или нескольких), работодатель не обязан заручаться его согласием заранее. Распоряжения руководителя могут устраивать работника или нет, но подчиниться его приказу он обязан, если не хочет лишиться работы.

    Поэтому приказ об изменении сроков командировки тоже может издаваться без письменного согласия. Из этого правила имеется ряд исключений. Трудовой кодекс предполагает, что так безапелляционно принимать решения работодатель может, только если сотрудник не принадлежит к одной из этих категорий:

    • Женщины, имеющие детей до 3 лет.
    • Матери-одиночки и отцы-одиночки, у которых есть дети, не достигшие 5-летнего возраста.
    • Под опекой работника любого пола находится ребенок младше 5 лет.
    • Опекуны или родители ребенка-инвалида.
    • Работник, опекающий больного члена семьи.

    Причем подпись самого работника под приказом может не обозначать, что он согласен со всеми пунктами документа. Эта подпись всего лишь значит, что он был ознакомлен с содержанием. Эта юридическая тонкость частенько используется при судебных разбирательствах работника с работодателем.

    По этой причине будет необходимо оформить письменное согласие сотрудника для соблюдения его гражданских прав.

    Если срок сократился

    Нужно учитывать, что командировочные сутки заканчиваются в 23.59 и начинаются в 00.00. Если работник выполнил задачу раньше и захотел вернуться, то издается приказ, сотрудник приезжает в город своего основного места работы.

    Если он приехал на несколько дней (или на 1 день) раньше заранее запланированного срока, то на следующий день он должен явиться на место службы. Если он не явился, то это считается пропуском рабочего дня.

    Работодатель вправе назначить денежное поощрение за быстро проделанную работу или не назначать. Он вправе предоставить своему работнику внеочередной оплачиваемый выходной на это время. Но если никаких бумаг по этому поводу не оформляется, а сотрудник закончил выполнение своих обязанностей в командировке раньше срока, то он по закону на следующий день обязан явиться на место службы.

    Командировочные выплаты

    Оплата производится бухгалтерией по факту пребывания сотрудника в командировке. Сколько по времени фактически он выполнял там свои обязанности, на столько дней и будут выплачены командировочные.

    Виды командировок и срок хранения приказа

    Вся документация относительно командировок, включая описываемый приказ, хранится либо 5 лет, либо 75. Это будет зависеть от того, какой тип командировки был задействован организацией.

    Если командировка была долгосрочная (она длилась дольше 6 месяцев), то придется сохранить в архивах приказ 75 лет. Если же длительность была маленькая – не больше пары месяцев – то уничтожать документ организация имеет право после 5 лет хранения. Исключение – вредные условия труда. При них всегда документация хранится 75 лет. Приказ об изменении сроков командировки – не исключение.

    Издаем приказ о продлении командировки: образец

    Как выглядит приказ о продлении командировки в 2019 году? Что писать в таком приказе? Какой срок издания такого приказ о продлении командировки сотрудника в 2019 году? По решению директора работник может быть направлен в служебную командировку на определенный срок для выполнения им своих должностных обязанностей. Однако процедура продления срока командировки действующим законодательством РФ не установлена (гл. 24 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). Как же действовать тогда?

    Соблюдайте нормы ТК РФ о продлении командировки

    Директор принимает решение о продлении командировки. ТК РФ, в принципе, не запрещает это делать. Но для продления срока у некоторых работников нужно запросить письменное согласие. К таким сотрудникам в частности относятся (ч. 2, ч. 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ):

    • женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
    • матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
    • опекуны (попечители) несовершеннолетних;
    • сотрудники, имеющие детей-инвалидов и работники, осуществляющие уход за больными членами их семей согласно медицинскому заключению.
    Читайте так же:  Садоводческие и огороднические некоммерческие товарищества (снт и онт)

    Стоит сказать, что при при продлении командировки работодатель должен компенсировать сотруднику расходы за:

    • питание;
    • оплату проживания (съемная квартира, гостиница и т. д.);
    • приобретение (обмен) обратного билета.

    Если выданные перед отъездом денежные средства израсходованы, работодатель обязан перечислить дополнительную сумму.

    Пример приказа о продлении служебной командировки

    Единого бланка приказа о продлении срока служебной командировки не существует. Приказ о продлении командировки нужно издавать по форме, которую работодатель считает необходимым (то есть, в произвольной форме). В приказе зафиксируйте причину изменения срока служебной командировки и новый срок окончания служебной поездки.

    Несмотря на то, что приказ о продлении командирования пишется в свободной форме, он должен быть издан с соблюдением всех правил делопроизводства, в частности иметь следующие реквизиты:

    • Наименование организации, его издавшей;
    • Название документа;
    • Дата и номер;
    • Подпись руководителя.

    Вот как может выглядеть образец приказа о продлении срока служебной поездки в 2019 году:

    ПРИКАЗ
    о продлении командировки

    В связи с необходимостью проведения дополнительных переговоров с ООО «Мери» приказываю:
    1.Продлить до 17.05.2019 командировку менеджера отдела продаж Потапова А.Н., оформленную приказом от 29.04.2019 N 56.
    2.Главному бухгалтеру Никаноровой Е.А. не позднее 16.05.2019 перечислить на карту Потапова А.Н. 12 000 руб. на дополнительные командировочные расходы.

    Генеральный директор Иванов Иванов И.И.

    С приказом ознакомлены:

    начальник отдела кадров Фролов Фролов Н.С.

    главный бухгалтер Никанорова Никанорова Е.А.

    15.05.2019

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Приказ об отмене командировки

    Сотрудникам организаций нередко приходится выезжать в различные служебные поездки. Но иногда запланированные командировки по разным причинам отменяются. Для того, чтобы грамотно провести отмену рабочей поездки, необходимо создать специальный приказ.

    По каким причинам может быть отменена командировка

    Поводов, по которым заранее назначенная командировка впоследствии отменяется, может найтись довольно много. Наиболее распространенные:

    • отсутствие актуальности поездки;
    • перенос ее сроков;
    • уход работника на больничный, незапланированный отпуск или отгулы (например, по семейным обстоятельствам);
    • непредвиденные или чрезвычайные ситуации и т.п.

    Зачем нужен приказ

    Казалось бы, чего проще: отменить командировку. Некоторые работники предприятий действительно полагают, что для этого достаточно устного распоряжения руководителя организации, но это не совсем так. Дело в том, что любое действие, происходящее внутри компании, всегда строго регламентируется различного рода документацией. Служебные поездки – не исключение.

    Если высшее должностное лицо организации решает направить в командировку кого-либо из подчиненных, об этом издается соответствующий приказ. На основе него в дальнейшем оформляются всевозможные командировочные бумаги, проводятся бухгалтерские и кадровые операции и т.п. Точно также, в случае, если внезапно принимается решение об отмене поездки, должно быть выпущено новое распоряжение, которое запустит внутри предприятия нужный процесс.

    Последствием приказа обычно становится аннулирование ранее выписанных документов (командировочных удостоверений, пропусков, направлений и т.п.), сдача билетов, выданных на командировку денежных средств и пр.

    Надо ли указывать в документе причину отказа от командировки

    Поскольку ключевым условием создания приказа является внесение в него обоснования и основания, указание в нем реальной причины отказа от командировки (она рассматривается как обоснование) становится обязательным.

    Также в приказ следует внести и основание, т.е. ссылку на пункт закона или внутреннюю бумагу предприятия (служебную записку, акт и т.п.), имеющую прямое отношение к данному распоряжению.

    Формат приказа

    Приказ об отмене командировки, как любой другой такой документ можно писать в произвольной форме. Связано это с тем, что на сегодня унифицированного образца для создания приказа нет. Исключение составляют ситуации, когда в организации имеется разработанный и утвержденный руководством шаблон документа – тогда, конечно, распоряжение надо делать по его типу.

    Оформление документа

    Оформление документа также может быть свободным. Приказ можно делать рукописным или печатным, только во втором случае подготовленное распоряжение надо обязательно распечатать. Для распечатки подойдет обычный лист бумаги или же специальный бланк с напечатанными реквизитами организации и логотипом.

    Приказ следует делать в одном оригинальном экземпляре, но если надо, можно сделать дополнительные копии, которые также следует заверить надлежащим образом.

    Кто должен подписать приказ об отмене командировки

    Любой приказ всегда исходит от главного лица предприятия – директора (или сотрудника, временно исполняющего его обязанности), соответственно, под документом в первую очередь должна стоять именно его подпись.

    Также в распоряжении должны расписаться все работники, которые в нем указаны (т.е. те, кого распоряжение касается напрямую и те, кто ответственны за исполнение приказа).

    Удостоверять готовый приказ печатью надо только тогда, когда это является условием, высказанным руководством организации.

    Регистрация распоряжения

    Информацию о выпущенном приказе надо внести в специальный журнал учета – он имеется в каждой организации и лежит обычно у секретаря. В журнал вполне достаточно вписать название и номер распоряжения, дату его выпуска. В случае необходимости, сведения, взятые из журнала, позволят не только подтвердить факт создания документа, но и без труда найти нужный приказ.

    Хранение приказа

    К распорядительной документации предъявляются определенные требования по хранению. В частности, после создания приказа и ознакомления с ним всех заинтересованных лиц, документ следует подшить в папку с другими такими же актами. В ней он должен находиться в течение срока, прописанного в локальных бумагах фирмы или же период, установленный российским законодательством.

    После того, как актуальность данного документа закончится, его можно передать в архив или же уничтожить (также с соблюдением указанной в законе процедуры).

    Образец приказа об отмене командировки

    Если перед вами встала задача по формированию приказа об отмене командировки, который вы раньше не делали, ознакомьтесь с приведенными здесь пояснениями и посмотрите пример документа – он наверняка поможет вам создать собственный бланк. Сложностей возникнуть не должно, особенно если вы будет придерживаться структуры и стиля, присущих распорядительной документации.

    Первым делом впишите в приказ посередине строки:

    • название организации (полное или сокращенное – неважно);
    • наименование самого документа;
    • его номер, дату и место его формирования.
    Читайте так же:  Увольнение совместителя в каких случаях, порядок действий

    Далее переходите к основной части. Тут напишите:

    • обоснование и основание для создания распоряжения
    • должность и ФИО работника, в отношении которого выпускается приказ об отмене командировки
    • указание об аннулировании предшествующего распорядительного акта
    • ответственного за исполнение данного приказа сотрудника

    В заключение соберите все нужные подписи.

    [2]

    При необходимости вы можете внести в документ любую дополнительную информацию, которую считаете важной в вашем конкретном случае. Также укажите в приказе все прилагающиеся к нему бумаги.

    Причины и правила продления командировки сотрудника. Как оформить документы – образец приказа и служебной записки

    Часто работодатели направляют сотрудников в командировку.

    Оформить такую процедуру несложно.

    Однако иногда возникает необходимость в увеличении срок поездки.

    Как это правильно сделать и какие документы нужно оформить?

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    +7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

    +7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

    +8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

    Это быстро и бесплатно!

    [3]

    Причины увеличения срока

    Не всегда получается исполнить поставленные задачи за время служебной поездки. Кроме этого, есть еще много причин для продления ее срока. Условно их можно поделить на группы:

    • По производственной необходимости. Когда сотрудник не успевает выполнить поставленную задачу за время.
    • По личным причинам. Здесь есть только один вариант — мирно договориться с работодателем.
    • При возникновении транспортных проблем. К примеру, задержка рейса или отсутствие билетов. Такие обстоятельства вынужденные, работодателю придется продлить командировку и выплатить дополнительные суточные.
    • Болезнь командированного сотрудника. К примеру, если вернуться нет возможности. На практике, при заболевании сотрудника в большинстве случаев командировка прерывается, и работника возвращают домой. Однако продление срока поездки не исключено.
    • Форс-мажорные обстоятельства. Это может быть пожар, ДТП и т. п.
    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Работодатель должен продлить срок командировки сотрудника документально. Иначе могут возникнуть проблемы.

    Как оформить?

    Для увеличения срока должны оформляться обязательные документы.

    Первое, что нужно сделать, это обеспечить документальное основание продления.

    После этого работодатель издает приказ и переводит командировочные суммы за дни продления.

    Не всегда работник может предоставить документальное основание на продление, так как причины разные.

    Если, к примеру, работник не смог выполнить задачу, работодателю предоставляется служебная записка.

    При увеличении срока по причине болезни, подтверждающим документом является листок нетрудоспособности.

    Без согласия сотрудника

    Когда продление командировки — инициатива работодателя, не обязательно согласие работника. Он обязан подчиниться воле руководителя.

    Если у работника нет уважительных причин на отказ от продления, на него могут наложить штрафные санкции.

    Это может быть выговор, в редких случаях даже увольнение.

    Сотрудники, для которых увеличение срока командировки не может проводиться по инициативе работодателя:

    • женщина с ребенком до 3 лет;
    • родитель, воспитывающий ребенка до 5 лет один;
    • законные представители детей-инвалидов;
    • сотрудники, оказывающие уход за больным членом семейства.

    Перечисленные сотрудники могут направляться в поездку с их согласия, поэтому, прежде чем продлить служебную поездку перечисленным сотрудникам, сначала требуется заручиться их согласием.

    Для оформления рекомендуется порядок действий:

    • Работник подает на имя руководителя служебную записку с просьбой продлить поездку. Здесь требуется обозначить четкую причину. Если продление поездки — инициатива работодателя, он направляет работнику соответствующее уведомление.
    • Следующим этапом составляется приказ. Он направляется на ознакомление сотруднику.
    • Совершается доплата за продленную командировку.

    Образец служебной записки

    Закон не устанавливает специальной формы служебной записки.

    Однако так как она прикладывается к приказу, бланк носит официальный характер и содержит обязательные пункты:

    • на чье имя пишется;
    • от кого написан;
    • название документа;
    • текст содержит описание причин продления командировки, а также число дней, на которое требуется продлить поездку;
    • должность, подпись и расшифровка;
    • дата составления записки.

    Ошибки, описки и опечатки не допускаются. Документ можно написать от руки или напечатать на компьютере. Обычно используют белый лист формата А-4.

    На служебной записке обязательно должна быть виза руководителя об отсутствии возражений.

    После согласования с руководством документ передается в отдел кадров для издания приказа.

    Пример приказа

    Специальной формы приказа о продлении командировки законом не предусмотрено. Однако документ должен соответствовать всем правилам делопроизводства. Он печатается на белом листе бумаге формата А-4.

    Приказ должен содержать обязательные пункты:

    • название компании;
    • наименование документа;
    • о чем документ;
    • дата и номер издания;
    • в связи с чем издан приказ;
    • распоряжение о продлении командировки;
    • распоряжение ответственному лицу об исполнении приказа;
    • должность, Ф.И.О., расшифровка директора;
    • виза, ознакомления с приказом сотрудника.

    Если работник отказывается ознакомиться с приказом, составляется акт об отказе.

    Скачать образец оформления приказа о продлении командировки – ссылка.

    Так выглядит образец:

    Ошибки и описки не допускаются, они сделают документ недействительным.

    Зачастую внутренние приказы оформляются на фирменном бланке компании, поэтому название компании не прописывается вручную.

    После подписания приказа руководителем, копия передается в бухгалтерию. Оригинал (вместе со служебной запиской) хранится вместе со всей распорядительной документацией.

    По представленной теме можно сделать ряд выводов:

    • Существует множество причин продления командировки: личные, производственные, форс-мажорные и т. п.
    • Нельзя продлить срок по инициативе работодателя, если сотрудник по закону вправе отказаться от этого.
    • Для продления требуется служебная записка от работника.
    • На основании служебной записки издается приказ.
    • Законом не утверждена форма служебной записки и приказа. Они оформляются в свободном виде.
    • На основании приказа работодатель делает доплату командировочных сумм работнику.

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    +7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

    +7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

    +8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

    Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

    Продление командировки сотруднику — порядок и правила оформления

    Командирование работника — достаточно сложная в документальном отношении процедура. Необходимо учитывать не только общий порядок действий, но и возможные нюансы. К одному из них относится необходимость продлить установленный изначально период поездки. Связано это может быть с различными причинами, но в любом случае требуется также обратить внимание на процедуру оформления и документацию данного аспекта.

    Читайте так же:  Образец договора купли-продажи земельного участка

    Порядок продления командировки сотруднику

    Продление срока командировки имеет определенный порядок действий. Однако его последовательность зависит от причины, по которой установленный период продлевается:

    • наличие производственной необходимости, когда сотрудник не успевает своевременно выполнить полученное служебное задание или руководство ставит дополнительные задачи, которые также требуют время;
    • личные обстоятельства — в этом случае сотрудник сам подает прошение задержаться на дополнительные дни;
    • отсутствие возможности выехать в установленный срок — к примеру на заданное время нет транспорта или билетов;
    • задержка может произойти из-за болезни командированного сотрудника, в этом случае по возвращению понадобится представить больничный лист;
    • не зависящие от сотрудника чрезвычайные обстоятельства — бедствие, авария или подобные происшествия.

    Соответственно чтобы определить порядок продления командировки, необходимо установить ее причину. Если инициатива исходит от работодателя, то он должен направить сотруднику соответствующее уведомление. Последний может не согласиться продлевать поездку, принуждать к этому руководитель не имеет права.

    Далее процедура совпадает с теми случаями, когда инициатором является сотрудник:

    • составляется служебная записка с указанием основания и срока, на который командирование необходимо продлить;
    • на основании полученного документа руководитель издает приказ;
    • последний через факс отправляется за подписью командированному работнику.

    Окончанием командирования является дата и время, когда сотрудник вернулся из поездки. Соответственно чтобы продлить установленный период, организация должна перечислить необходимые средства на оплату жилья и суточные расходы. Все издержки, связанные с обменом и возвратом билетов берет на себя компания.

    Также нужно учитывать, что в период болезни суточные не начисляются. Однако больничный и понесенные по нему расходы оплачиваются в соответствии с законодательством.

    Служебная записка о продлении командировки

    Служебная записка о продлении командировки — основной документ, по которому происходит дальнейший порядок действий. Служебная записка является уведомлением, которое определяет необходимость продлить установленный период. Составляется она на имя руководителя. Главное, что она должна в себе содержать — это основание и новый срок.

    Причины продления командировки в служебной записке должны быть указаны достаточно ясно и четко. Данный документ в дальнейшем станет приложением к приказу, а потому должен носить официальный характер. То есть, все наименования и имена должны присутствовать, также как дата составления и подпись.

    Приказ на продление командировки

    Основание для продления командировки после служебной записки отображается в соответствующем приказе. Последний является основным документом, по которому командирование продлевается. Служебная записка становится его приложением.

    Приказ о продлении командировки составляется и подписывается руководителем. В него необходимо включить не только информацию из служебной записки, но и реквизиты всех сопутствующих документов, включая приказ о направлении в служебную поездку. В данном акте также может оговариваться и возмещение расходов.

    В соответствии с установленным порядком, приказ нумеруется и вносится в реестр. Затем подшивается и направляется на хранение по установленной процедуре.

    Продление командировки на один день

    Нередко возникает вопрос, как продлевается однодневное командирование. По законодательству за него не начисляются суточные, возмещаются только транспортные расходы. А потому чтобы продлить однодневную поездку необходимо обратить внимание именно на финансовый аспект.

    Когда поездка на один день превращается в полноценное командирование, возмещать необходимо и аренду жилья, и суточные. Данный аспект должен присутствовать в приказе. Сотруднику при этом перечисляются все необходимые средства на новый период.

    В случае, если служебную поездку нужно продлить на один день, процедура остается стандартной. Все сроки и расходы должны быть учтены при возмещении средств.

    [1]

    Продление командировки без согласия работника

    Нередко актуальным становится вопрос, могут ли продлить командировку без согласия работника. По законодательству такие действия неправомерны. То есть в принудительном порядке продлить служебную поездку работника никто не может.

    Если начальник хочет продлить поездку по своей инициативе, то об этом должно быть направлено уведомление сотруднику. Только в случае согласия последнего составляется служебная записка и издается соответствующий приказ. Последний также должен быть через факс заверен подписью командированного.

    Следует учитывать, что издание всех нормативов является обязательной процедурой, как для работодателя, так и для сотрудника. Для первого это возможность избежать вопросов со стороны проверяющих органов. Для второго указанные нормативы — это гарантия в полной мере получить все надлежащие выплаты.

    В рабочих отношениях сотрудников и начальства могут появляться разногласия по тем или иным вопросам. Неисполнение…

    Каждое действие в рамках трудового процесса должно быть регламентировано соответствующими актами. Служебная поездка в другую…

    Вопрос документального оформления командировочной поездки актуален для многих организаций. Никому не хочется сталкиваться с проблемами…

    Случается, что во время учебы возникают различные обстоятельства, из-за которых студент временно не может продолжать…

    При организации командировки на руководителя применяются те же правила, что и на рядовых сотрудников, но при…

    Понятие командировки и основные положения, связанные со служебными поездками определены ТК РФ. Направление происходит на…

    Продление командировки – как правильно оформить

    Когда оформляется командировка сотрудника, директор в своем письменном распоряжении устанавливает ожидаемые сроки этой поездки. Но в дальнейшем, по самым различным причинам, данного периода может не хватить и потребуется продление командировки. В соответствии с законодательством, ранее установленный срок служебной поездки для работника может быть продлен.

    Причины продления командировки

    В локальном-нормативном акте, к которому могут быть отнесены Положение о командировке, коллективный договор, определяются случаи, когда необходимо произвести пересмотр сроков служебной поездки.

    Их можно условно разделить на инициированные администрацией предприятия или продление по представленным документам от работника. Кроме этого не стоит забывать о возникновении форс-мажорных обстоятельств.

    Законодательством закреплено право руководства организации, в связи с производственной необходимостью, продлевать работнику период нахождения его в командировке.

    Читайте так же:  Обращение к оператору мегафон с претензией

    Продление может быть вызвано первоначально неправильным определением объема работ, появлением дополнительных заданий, просьбой принимающей стороны и т. д. О выявлении данных причин в докладной записке должен сообщить либо сам работник, отправленный в командировку, либо руководитель структурного подразделения.

    Находясь в командировке сотрудник может заболеть, и в месте командировки открыть листок нетрудоспособности.

    Также может возникнуть ситуация, когда у работника возникают проблемы при приобретении билетов во время возвращения, поломка или отсутствие транспорта. С помощью доступных средств связи он должен сообщить о возникшей задержке при возвращении руководству, которому на основании представленных фактов нужно издать приказ о продлении периода служебной поездки.

    Можно ли это сделать без согласия работника?

    Поскольку командировка — это выполнение служебного задания, сотрудник не дано право от нее отказаться. Так же обстоят дела с продлением, поскольку эта процедура фактически — увеличение срока пребывания в поездке, а он полностью оставлен на усмотрение работодателя.

    Однако существуют категории работников, для которых законодательство установило обязательное получение согласия на поездку. Без него администрация предприятия не может отправить такого сотрудника в командировку.

    К таким категориям относятся относятся:

    • Женщины, имеющие ребенка до 3-х лет, либо иное лицо, которое воспитывает ребенка с таким же возрастом без участия матери;
    • Работники с ребенком до 5 лет, которые воспитывают его без второго супруга;
    • Работники с детьми, имеющими инвалидность, возрастом до 18 лет;
    • Работники, которые производят медицинский уход за родственниками согласно предписанию;
    • Работники с инвалидностью, если поездка не мешает восстановительной программе.

    Как оформить продление командировки

    Шаг 1. Запросить согласие работника (при необходимости)

    Законодательство устанавливает гарантии некоторым категориям работников, которых можно отправлять в служебную поездку только с их согласия. Эти же требования действуют и в случае продления. Если сотрудник, которому необходимо продлить срок командировки, относится к одной из них, сделать это можно только с его согласия.

    Последнее оформляется письменным документом. При этом в бланке обязательно нужно предусмотреть пункт, в соответствии с которым отражается информация о том, что работник предупрежден о возможности отказаться от продления периода служебной командировки.

    Поскольку командированный в это время может находиться далеко в другом городе, получение у него согласия может быть проблемой.

    Это можно сделать:

    • Путем переговоров по телефону. Можно договориться с работником, что он подпишет бланк согласия по возвращении из поездки. Самый небезопасный способ, поскольку работник по какой-либо причине может передумать ставить подпись, а на организацию за продление командировки без согласия будут наложены санкции;
    • Передачей бланка согласия по факсу. Необходимо отправить документ по факту работнику, он ставит свою подпись и так же факсом пересылает назад. По возвращении можно попросить его подписать оригинал;
    • Передачей бланка по электронной почте. В целом, повторяет предыдущий способ, но работнику необходимо распечатать бланк, поставить свою подпись, после этого отсканировать и скан-копию отправить назад.

    Шаг 2. Оформление служебной записки

    После того, как с работником достигнуто согласие по продлению командировки, либо он не относится к льготным категориям, и его согласие не требуется, непосредственный начальник подразделения, в котором он работает, пишет служебную записку на имя руководства.

    Служебная записка о продлении командировки оформляется в произвольной форме, и должна содержать данные о работнике, информацию о предыдущей дате завершения поездки, причины, по которой нужно произвести продление, период продления и новую дату завершения.

    Руководитель фирмы или предприниматель рассматривает документ, и приняв решение, проставляет на нем свою резолюцию — разрешить продление, либо отказать в нем. При положительном решении, бланк передается в кадровую службу для дальнейшего оформления последующих документов.

    Шаг 3. Составление приказа на продление командировки

    Приказ о продлении командировки не имеет строгой стандартной формы. Он может составляться в произвольном виде на фирменном бланке.

    Документ обязательно должен содержать:

    • Информацию о сотруднике, который находится в командировке;
    • Причину, по которой необходимо продлить служебную поездку;
    • Новую дату завершения поездки (устанавливается работодателем самостоятельно);
    • Указание произвести перечисление денежных средств;
    • Установление ответственных лиц.

    Шаг 4. Перечисление суточных за новые дни командировки

    Увеличение срока пребывания в поездке повлечет за собой и увеличение расходов работника. Ему необходимо будет дополнительные дни оплачивать гостиницу, нести расходы на питание, производить другие расходы (например, за обмен билета может удерживаться комиссия).

    Поскольку работодатель обязан компенсировать сотруднику все понесенные им траты, при продлении необходимо перечислить работнику суточные при командировке за дополнительные дни, а также деньги на оплату гостиницы и покрытие других расходов.

    Разрешения на то, чтобы работник производил оплату новых расходов из собственных средств, трудовое законодательство не содержит.

    Указание на перечисление работнику дополнительных средств лучше всего сразу включать в приказ на продление командировки.

    Шаг 5. Внесение изменений в другие документы

    Вносить изменения в ранее оформленные документы — служебное задание, командировочное удостоверение, не требуется. В качестве обоснования расхождения дат, к ним прикладывается копия приказа на продление поездки.

    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    В табеле учета рабочего времени дни нахождения в командировке все также отмечаются буквой «К», без проставления часов.

    Источники


    1. Косаренко Н. Н. Валютное право. Курс лекций; Wolters Kluwer — Москва, 2010. — 144 c.

    2. Адвокатская деятельность и адвокатура в России / Под редакцией И.Л. Трунова. — М.: Юрайт, 2016. — 528 c.

    3. Кабинет для девочки. Объемная аппликация. — М.: Проф-Пресс, 2014. — 10 c.
    4. Ивакина, Н.Н. Культура судебной речи / Н.Н. Ивакина. — М.: БЕК, 2017. — 334 c.
    5. Чиркин, В. Е. Основы сравнительного правоведения / В.Е. Чиркин. — М.: МОДЭК, НОУ ВПО Московский психолого-социальный университет, 2014. — 392 c.
    Причины и правила продления командировки сотрудника. как оформить документы – образец приказа и служ
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here