Ведение личных дел работников школы

Документы для личного дела работника и его формирование

Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.

Что представляет собой личное дело

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).

Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Обязательно ли вести личные дела

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Личные дела для работников госорганизаций

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

Личные дела у предпринимателей

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Плюсы системы личных дел для предпринимателя

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

  • своевременный учет всей документации о сотруднике;
  • отслеживание карьерной динамики;
  • учет данных о возможных полагающихся льготах;
  • оценка перспектив профессионального роста;
  • сохранность и упорядоченность личной документации;
  • оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

  • руководящее звено;
  • заместители руководителей разных уровней;
  • ключевые специалисты;
  • сотрудники, несущие материальную ответственность;
  • кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Сроки оформления личного дела

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Особенности формирования личного дела

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

    Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

  • Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
  • Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
  • В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
  • Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
  • В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
  • Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
  • Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.
  • Какие документы включаются в состав личного дела

    Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

    Читайте так же:  Классификатор происшествий и виды несчастных случаев на производстве – понятие, классификация, степе

    Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

    Как правильно оформить личное дело

    Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия. Его обязанности составляют:

    • первичное заведение личного дела;
    • внесение в него новых записей и документов;
    • изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
    • при необходимости заверение копий;
    • внутренняя опись входящих в дело документов;
    • плановая проверка состояния личных дел;
    • ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
    • хранение дел;
    • помещение неактуальных дел в архив.

    ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

    Обложка личного дела

    Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

    • сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
    • сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
    • ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
    • номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
    • фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
    • правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
    • здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
    • срок хранения дела.

    Опись состава личного дела

    Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

    Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

    Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

    Индекс Дата выдачи Заголовок Номер листов дела Дата включения Примечание
    Порядковый номер документа По внутренней номенклатуре Обозначается арабскими цифрами Название документа В зависимости от места размещения в деле День помещения в личное дело Разные отметки, например. оригинал или копия.

    После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

    Ведение личных дел

    Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

    1. Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
      • ФИО работника;
      • дата заведения;
      • дата закрытия;
      • дата передачи в архив.
    2. Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

  • Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
  • Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.
  • Кому можно выдать личное дело

    В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

    По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

    Ведение личных дел работников школы

    «ПРИНЯТО» «УТВЕРЖДАЮ»

    Педагогическим советом Директор школы

    Протокол № 3 В.И. Федорова

    от «05» апреля 2013г. Приказ №6 от 06.04.2013 г.

    ПОЛОЖЕНИЕ

    о порядке ведения личных дел педагогов и сотрудников

    МБОУ «Насвинская средняя общеобразовательная школа»

    1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1.1 Настоящее Положение определяет порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников школы.

    1.2 Положение разработано в соответствии с:

    • Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 « Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;
    • Федеральным законом от 27.07.04 №79 – ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
    • Трудовым кодексом РФ;
    • Коллективным договором ОУ;
    • Уставом школы.

    1.3 Ведение личных дел педагогов возлагается на директора школы.

    2. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ

    2.1 Формирование личного дела педагогов школы производится непосредственно после приема в ОУ или перевода педагогов и сотрудников из другого образовательного учреждения.

    2.2 В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и сотрудников школы вкладываются следующие документы:

    Педагог школы предоставляет:

    • Заявление о приеме на работу;
    • Автобиографию;
    • Копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
    • Копию страхового свидетельства пенсионного страхования;
    • Копию идентификационного номера налогоплательщика;
    • Копии документов об образовании;
    • Копии документов о квалификации или наличии специальных знаний;
    • Трудовую книжку;
    • Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц)
    • Копию свидетельства о браке;
    • Копию свидетельства о рождении детей;
    • Заявление о переводе;
    • Медицинскую книжку;
    • Копии документов о награждении;
    • Копии аттестационных листов;
    • Удостоверения о прохождении курсов, экспертные заключения.
    Читайте так же:  Возврат денег за непоставленный товар

    Сотрудник школы предоставляет:

    • Заявление о приеме на работу;
    • Копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
    • Копию документа об образовании;
    • Копию страхового свидетельства пенсионного страхования;
    • Копию идентификационного номера налогоплательщика;
    • Трудовую книжку;
    • Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц)
    • Копию свидетельства о браке;
    • Копию свидетельства о рождении детей;
    • Медицинскую книжку.
    • трудовой договор в двух экземплярах;
    • приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
    • личную карточку №Т-2;
    • должностную инструкцию;
    • Уставом школы;
    • С должностной инструкцией;
    • Проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда, инструктаж по противопожарной безопасности.

    2.3 .Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

    3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ

    И СОТРУДНИКОВ МОУ СТАРОМЕЛОВАТСКАЯ СОШ

    3.1 Личное дело педагогов и сотрудников школы ведется в течение всего периода работы каждого педагога и сотрудника.

    3.2 Ведение личного дела предусматривает:

    • Помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке:

    — Личный листок по учету кадров;

    — Копии документов об образовании;

    [1]

    — Копия приказа о приеме на работу;

    — Документы о повышении квалификационного уровня: аттестационный лист, удостоверение о прохождении курсов, экспертное заключение;

    — Копии документов о награждении, поощрении;

    · Ксерокопии: — паспорта (страницы с персональными данными о месте регистрации);

    — военный билет (для военнообязанных лиц);

    — свидетельство о браке, расторжении брака (если такой имеется);

    — свидетельства о рождении детей;

    • Ежегодную проверку состояния личного дела педагогов и сотрудников школы на предмет сохранности включенных в него документов и своевременное заполнение.
    • Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации.
    • Личное дело регистрируется в журнале « Учет личных дел»
    • Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе директора школы.
    • Должностные инструкции хранятся в отдельной папке ОУ.

    4.ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ ШКОЛЫ.

    4.1 Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников школы организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа:

    • Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе директора школы.
    • Должностные инструкции хранятся в отдельной папке ОУ.
    • Личные дела сотрудников хранятся в сейфе школы.
    • Доступ к личным делам педагогов и сотрудников школы имеют только секретарь, директор школы.
    • Систематизация личных дел педагогов и сотрудников школы производится в алфавитном порядке.
    • Личные дела педагогов и сотрудников школы, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся 75 лет с года увольнения работника.

    5.ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

    5.1 Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения директора школы. Время работы ограничивается пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня секретарь обязана убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.

    5.2. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.

    6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

    6.1 Педагоги и сотрудники школы обязаны своевременно представлять секретарю сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.

    6.2 Работодатель обеспечивает:

    • сохранность личных дел педагогов и сотрудников школы;
    • конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников школы.

    7. ПРАВА

    7.1 Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников школы,

    педагоги и сотрудники школы имеют право:

    • Получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
    • Получить доступ к своим персональным данным;
    • Получить копии, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные.
    • Требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных

    МБОУ «Рассветская ООШ» Иркутская обл, Осинский р-он, с. Рассвет

    Nav view search

    Navigation

    Сведения об образовательной организации

    Главное меню

    Полезные ссылки

    Положение о ведении личных дел педагогов и работников

    Утверждаю
    Директор МБОУ «Рассветская ООШ»
    Н.Н.Липунова
    « » ____________20 г.

    Положение
    о порядке ведения личных дел педагогов и работников
    1.Общие положения
    1.1Настоящее Положение определяет порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников школы.
    1.2 Положение разработано в соответствии с:

    • Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 « Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;
    • Федеральным законом от 27.07.04 №79 — ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
    • Трудовым кодексом РФ;
    • Коллективным договором;
    • Уставом школы.
    1.3 Ведение личных дел педагогов и сотрудников школы возлагается на руководителя
    учреждения.

    2. Порядок формирования личных дел сотрудников
    2.1 Формирование личного дела педагогов и сотрудников школы производится непосредственно после приема в школу или перевода педагогов и сотрудников из другого образовательного учреждения.
    2.2 В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и сотрудников школы вкладываются следующие документы:
    Учитель предоставляет:
    • Заявление о приеме на работу;
    Автобиографию;
    • Копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
    Копию страхового свидетельства пенсионного страхования;
    • Копию идентификационного номера налогоплательщика;
    • Копии документов об образовании;
    • Копии документов о квалификации или наличии специальных знаний;
    • Трудовую книжку;
    • Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц)
    Копию свидетельства о рождении детей;
    • Характеристики, рекомендательные письма, отношения (если есть в наличии);
    • Заявление о переводе;
    Медицинскую книжку;
    • Копии документов о награждении;
    • Копии аттестационных листов Работник школы предоставляет:
    • Заявление о приеме на работу;
    Копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
    Копию страхового свидетельства пенсионного страхования;
    • Копию идентификационного номера налогоплательщика;
    • Трудовую книжку;

    • Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц)
    • Копию свидетельства о рождении детей:
    • Медицинскую книжку. Работодатель оформляет:
    • трудовой договор в двух экземпляров;
    • приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
    • личную карточку №Т-2;
    • должностную инструкцию в двух экземплярах; Работодатель знакомит:
    • с нормативно — правовыми документами школы;
    • с должностной инструкцией;
    • с журналом регистрации трудовых договоров по роспись; Ответственный за ТБ, ПБ, ТО:
    • проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда, инструктаж по
    противопожарной безопасности
    2.3 С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела учителей и работников школы, и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются в отдельную папку. 3. Порядок ведения личных дел учителей и работников школы
    3.1 Личные дела учителей и работников школы ведется в течение всего периода работы в учреждении.
    3.2 Ведение личного дела предусматривает:

    • сохранность личных дел учителей и работников школы;
    • конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах учителей и работников школы.
    7. Права
    7.1 Учителя и работники школы имеют право:
    • Получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
    • Получить свободный доступ к своим персональным данным;
    • Получить копии, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные.
    • Требовать исключения или исправления неверных или неполных
    персональных данных
    Работодатель имеет право:
    • Обрабатывать персональные данные учителей и работников школы, в том числе и
    на электронных носителях;
    • Запросить всю необходимую информацию учителей и работников школы.
    Трудовое законодательство не выдвигает обязательных требований относительно ведения
    личных дел работников.

    [2]

    Охрана труда и техника безопасности в школе

    УТВЕРЖДЕНО:
    Директор_________________
    _________________________
    __________/______________/

    Читайте так же:  Использование средств федерального материнского капитала для улучшения жилищных условий семьям с дет

    Приказ №___ от «__»___ 2019 г.

    Положение
    о порядке ведения личных дел работников

    • заявление приема на работу;
    • автобиография;
    • копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
    • копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
    • копия идентификационного номера налогоплательщика;
    • копия документов об образовании;
    • копия документов о квалификации или наличие специальных знаний;
    • копия аттестационных листов;
    • справка об отсутствии судимости или факта уголовного преследования, выданного соответствующим органом правопорядка.
    • заявление о приеме на работу;
    • копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
    • копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
    • копия идентификационного номера налогоплательщика.
    • трудовой договор в двух экземплярах;
    • приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
    • личную карточку № Т-2;
    • должностную инструкцию в двух экземплярах.
    • с нормативно-правовыми документами школы (Уставом, Коллективным договором, Правилами трудового распорядка и др. локальными актами);
    • с должностной инструкцией;
    • проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда, инструктаж по противопожарной безопасности.

    2.3. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела педагогов и сотрудников ОУ и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются в отдельную папку.
    2.4. Трудовые книжки хранятся отдельно в сейфе.

    3. Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников ОУ
    3.1. Личное дело педагогов и сотрудников ОУ ведется в течение всего периода работы каждого педагога и сотрудника в ОУ.
    3.2.

    • хранение личных дел в хронологическом порядке;
    • ежегодную проверку состояния личного дела педагогов и сотрудников ОУ на предмет сохранности включенных в него документов и своевременное заполнение.

    3.3. Документы в личном деле подлежат описи, которая хранится в составе личного дела.

    4. Порядок учёта и хранения личных дел педагогов и сотрудников
    4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников ОУ организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
    4.2. Личные дела сотрудников хранятся в сейфе ОУ. Доступ к личным делам педагогов и сотрудников ОУ имеют только секретарь, специалист по кадрам, директор ОУ.
    4.3. Личные дела педагогов и сотрудников ОУ, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников -75 лет с года увольнения работника (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов).

    5. Порядок выдачи личных дел во временное пользование
    5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения директора ОУ по заявлению сотрудника ОУ.
    5.2. Работа (ознакомление) с личными делами педагогов и сотрудников ОУ производится в приемной директора. В конце рабочего дня секретарь обязана убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.

    6. Ответственность
    6.1. Педагоги и сотрудники ОУ обязаны своевременно представлять секретарю сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.
    6.2.

    • сохранность личных дел педагогов и сотрудников ОУ;
    • конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников.

    7. Права
    7.1.

    • получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
    • получить свободный доступ к своим персональным данным;
    • получить копии, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные;
    • требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных.
    • обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников ОУ, в том числе и на электронных носителях;
    • запросить от педагогов и сотрудников ОУ всю необходимую информацию.

    Принято на Общем собрании работников

    Протокол от ___.____. 20____ г. № _____

    Положение о порядке ведения личных дел

    ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ

    1.1 Настоящее Положение определяет порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников Частного общеобразовательного учреждения «Православная средняя общеобразовательная школа преподобного Сергия Радонежского» (далее – ОУ).

    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    1.2 Положение разработано в соответствии с:

    • Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 « Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;
    • Федеральным законом от 27.07.04 №79 – ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
    • Трудовым кодексом РФ;
    • Уставом школы.

    1.3 Личное дело работника — совокупность документов персонального учета, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.

    1.4. Личное дело формируется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу. Ведение личных дел педагогов и сотрудников возлагается на секретаря учебной части школы.

    1. Порядок формирования личных дел педагогов и сотрудников ОУ

    2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников школы производится непосредственно после приема в ОУ или перевода педагогов и сотрудников с другого места работы.

    Педагог и сотрудник школы предоставляет:

    • Заявление о приеме на работу;
    • Копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
    • Копию страхового свидетельства пенсионного страхования;
    • Копии документов об образовании;
    • Копии документов о квалификации или наличии специальных знаний;
    • Трудовую книжку;
    • Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц)
    • Копию свидетельства о браке;
    • Копию свидетельства о рождении детей;
    • Заявление о переводе;
    • Медицинскую книжку;
    • Копии аттестационных листов;
    • Копия Удостоверения о прохождении курсов, экспертные заключения.
    • копии документов об инвалидности (при наличии)
    • трудовой договор в двух экземплярах;
    • приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
    • личную карточку №Т-2;
    • должностную инструкцию;
    • Уставом школы;
    • С должностной инструкцией;
    • Проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда, инструктаж по противопожарной безопасности.
    Читайте так же:  Рейдерство — бич современного бизнеса. как защититься

    2.2. Изъятие документов из личного дела допускается только с разрешения руководителя .

    1. Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников ОУ

    3.1. Личное дело педагогов и сотрудников школы ведется в течение всего периода работы каждого педагога и сотрудника.

    3.2. Ведение личного дела предусматривает:

    • Помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке
    • Заявление;
    • Копия приказа о приеме на работу;
    • Копии документов об образовании;
    • Документы о повышении квалификационного уровня: аттестационный лист, удостоверение о прохождении курсов, экспертное заключение;
    • Согласие на обработку персональных данных;
    • Трудовой договор;
    • Документы об изменении условий трудового договора;
    • паспорта (страницы с персональными данными о месте регистрации);
    • военного билета (для военнообязанных лиц);
    • свидетельства о браке, расторжении брака (если такой имеется), (в случае внесения изменений в трудовую книжку);
    • справки о наличии (отсутствии) судимости;
    • документов об инвалидности (при наличии).
    • Ежегодную проверку состояния личного дела педагогов и сотрудников школы на предмет сохранности включенных в него документов и своевременное заполнение.

    3.3. Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся всесте с личными делами.

    3.4. Личные карточки, должностные инструкции, хранятся в отдельных папках ОУ.

    3.5 Копии документов, хранящихся в личном деле работника, заверяются следующим образом: проставляется заверительная надпись «копия верна»; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилию); дата заверения.

    3.6. Доступ к материалам личного дела разрешается только уполномоченным лицам и самому работнику. При этом работник не вправе производить исправления, изымать из дела документы, помещать новые.

    1. Порядок учета и хранения личных дел педагогов и сотрудников ОУ

    4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников школы организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа:

    • Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе директора школы.
    • Личные карточки, должностные инструкции хранятся в отдельной папке ОУ.
    • Личные дела сотрудников хранятся в сейфе школы.
    • Доступ к материалам личного дела разрешается только уполномоченным лицам и самому работнику. При этом работник не вправе производить исправления, изымать из дела документы, помещать новые.
    • Систематизация личных дел педагогов и сотрудников школы производится в алфавитном порядке.
    • Личные дела педагогов и сотрудников школы, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся 75 лет с года увольнения работника.
    1. Порядок выдачи личных дел во временное пользование

    5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения заместителя директора школы по УВР. Время работы ограничивается пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня секретарь обязана убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.

    6.1. Педагоги и сотрудники школы обязаны своевременно представлять секретарю сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.

    6.2. Работодатель обеспечивает:

    • сохранность личных дел педагогов и сотрудников школы;
    • конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников школы.
    1. Права

    7.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников школы,

    педагоги и сотрудники школы имеют право:

    • Получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
    • Получить доступ к своим персональным данным;
    • Получить копии, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные;
    • Требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных;

    работодатель имеет право:

    • Обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников школы, в том числе и на электронных носителях;
    • Запросить от педагогов и сотрудников школы всю необходимую информацию.

    №15 Положение о личном деле работника

    1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1.1. Настоящее Положение определяет порядок ведения личных дел преподавателей, концертмейстеров, администрации и сотрудников МАУДО «ДШИ» (далее — Школа)

    1.2. Положение разработано в соответствии с:

    · Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;

    · Федеральным законом от 27.07.04 №79 – ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

    · Трудовым кодексом РФ;

    1.3 Ведение личных дел педагогов и сотрудников возлагается на ответственное лицо – секретаря руководителя школы.

    2. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

    2.1. Формирование личного дела работника школы производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о работнике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность.

    2,2, Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на секретаря руководителя или другое должностное лицо, которое несёт персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

    2.3. Формирование личного дела преподавателей, концертмейстеров, администрации и сотрудников Школы производится непосредственно после приема в ОУ или перевода педагогов и сотрудников из другого образовательного учреждения.

    2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела сотрудников школы вкладываются документы, представленные работником при поступлении на работу, а также образующиеся в процессе его профессиональной деятельности:

    — Заявление о приеме на работу;

    — Копию приказа о приеме на работу;

    — Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;

    — Копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

    — Копию страхового свидетельства пенсионного страхования;

    — Копию идентификационного номера налогоплательщика;

    — Копии документов об образовании;

    — Копии документов о квалификации или наличии специальных знаний;

    — Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц);

    — Копию свидетельства о браке (в случае изменении фамилии);

    — Копии свидетельств о рождении несовершеннолетних детей;

    — Согласие на обработку персональных данных;

    Читайте так же:  Как защитили инвалида от увольнения

    — Выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;

    — Справка об отсутствии судимости;

    — Выписка из приказов (копии приказов) о переводе на другие должности;

    — Другие документы, отражающие результаты практической деятельности;

    — Заявление об увольнении;

    — Копия приказа об увольнении.

    Помимо перечисленных , в личное дело могут помещаться и иные документы (по договорённости сторон).

    2.3. В соответствии с нормативными документами в личные дела преподавателей, администрации, концертмейстеров школы вкладываются следующие документы:

    — Заявление о приеме на работу;

    — Копию приказа о приеме на работу;

    — Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;

    — Копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

    — Копию страхового свидетельства пенсионного страхования;

    — Копию идентификационного номера налогоплательщика;

    — Копии документов об образовании;

    — Копии документов о повышении квалификационного уровня: аттестационный лист, удостоверение о прохождении курсов, переподготовки;

    — Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц);

    — Копию свидетельства о браке (в случае изменении фамилии);

    — Копии свидетельств о рождении несовершеннолетних детей;

    — Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц);

    — Согласие на обработку персональных данных;

    — Выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;

    — Справка об отсутствии судимости;

    — Выписка из приказов (копии приказов) о переводе на другие должности;

    — Другие документы, отражающие результаты практической деятельности;

    — Заявление об увольнении;

    — Копия приказа об увольнении.

    Помимо перечисленных , в личное дело могут помещаться и иные документы (по договорённости сторон).

    2.4. На лицевой стороне папки указываются:

    — Полное наименование школы,

    — Фамилия, имя, отчество работника, дата заведения дела, дата окончания дела и др. (Приложение 1)

    2.5. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле (Приложение 2).

    3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

    3.1 Личное дело преподавателей, концертмейстеров, администрации и сотрудников школы ведется в течение всего периода работы.

    3.2. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки шариковой ручкой синего, фиолетового или чёрного цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью директора или ответственного за ведение личных дел лица и печатью школы.

    3.2 Ведение личного дела предусматривает:

    [3]

    • Помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке;
    • Ежегодную проверку состояния личного дела педагогов и сотрудников школы на предмет сохранности включенных в него документов и своевременное заполнение.
    • Нумерацию листов документов, подшитых в личное дело.
    • Регистрацию личных дел в журнале «Учет личных дел» (Приложение 3)

    3.3. Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе (закрывающемся шкафу) секретаря руководителя школы.

    3.4. Личные карточки, должностные инструкции, заявления на отпуск, благодарственные письма за участие в конкурсах, фестивалях, концертах и др. хранятся в отдельных папках.

    4. ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

    4.1 Хранение и учет личных дел преподавателей, концертмейстеров, администрации и сотрудников школы организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа:

    • Личные дела хранятся в закрывающемся на ключ шкафу в Приёмной;
    • Личные дела на работников хранятся отдельно от личных дел уволенных.
    • Круг лиц, допускаемых к работе с документами личных дел работников, определяется директором.
    • На лицо, получившее личное дело для ознакомления, возлагается персональная ответственность за его сохранность.
    • При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые, а также разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
    • Систематизация личных дел производится в алфавитном порядке, отдельно – администрация, преподаватели и концертмейстеры – штатные сотрудники, преподаватели и концертмейстеры – совместители, сотрудники.
    • Личные дела хранятся 75 лет с года увольнения работника.

    5. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

    5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения директора школы. Время работы ограничивается пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня директор обязан убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.

    5.2. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.

    6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

    6.1. Работники школы обязаны своевременно представлять директору сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.

    6.2. Работодатель обеспечивает:

    • сохранность личных дел преподавателей, концертмейстеров, администрации и сотрудников школы;
    • конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах.

    7. ПРАВА

    7.1 Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников школы,

    Преподаватели, концертмейстеры, администрация, сотрудники школы имеют право:

    • Получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
    • Получить доступ к своим персональным данным;
    • Получить копии, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные.
    • Требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных
    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    работодатель имеет право:

    • Обрабатывать персональные данные работников школы, в том числе и на электронных носителях (с письменного согласия работников);
    • Запросить у преподавателей, концертмейстеров, администрации, сотрудников школы всю необходимую информацию.

    Источники


    1. Тарский, А. Введение в логику и методологию дедуктивных наук / А. Тарский. — М.: [не указано], 2014. — 694 c.

    2. Научно-практический комментарий к Федеральному закону от 31 мая 2002 г. №63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации» (постатейный); Юркомпани — М., 2012. — 520 c.

    3. Андреева, Ю. С. Квалификационный экзамен на присвоение статуса адвоката / Ю.С. Андреева. — М.: Проспект, 2016. — 48 c.
    4. Репин, В.С. Настольная книга нотариуса (теория и практика); М.: Юрилическая литература, 2013. — 288 c.
    5. Додонов Большой юридический словарь / Додонов, В.Н. и. — М.: ИНФРА-М, 2013. — 790 c.
    Ведение личных дел работников школы
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here